Los libros del Registro de la Propiedad

A lo largo de la historia del Registro de la Propiedad DMQ, la información registral de los ciudadanos se administraba en libros físicos, certificadores e inscriptores acudían a ellos, para consultar la información y de esta manera elaborar los certificados o cuando se inscribía un nuevo acto sea este una declaración realizada por la autoridad competente, un juez o el órgano administrativo municipal, como por ejemplo las prescripciones o adosamientos o un contrato acuerdo entre las partes, como por ejemplo la compra venta de una propiedad.

Desde el inicio de la gestión, Mauricio Rodas, Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito, se impulsó la modernización integral del Registro de la Propiedad DMQ. Los ejes estratégicos establecían la digitalización y desmaterialización: mensajes de datos firmados electrónicamente del acervo registral, para lo cual, se implementó una herramienta informática llamada Gestor Documental, que no solo optimiza tiempos, sino que facilita al analista certificador o inscriptor, consultar la información de manera digital y hacer anotaciones electrónicas en las actas desmaterializadas, para indicar nuevas variaciones del bien inmueble.

La digitalización y desmaterialización de 10.000 libros con la historia inmobiliaria del Distrito capitalino concluyó en junio de 2016. José Luis Aucancela, Registrador de la Propiedad DMQ (E) sostiene que la seguridad jurídica de certificaciones y contratos inscritos fortalece la fe pública registral, de estos productos, pero además se protege al propietario de un inmueble, que ha inscrito su título en el Registro de la Propiedad.

El actual Registrador (E), quien también fue Director de Certificaciones, Inscripciones y Archivo, recuerda que en todas estas áreas, hasta antes de junio de 2016 los funcionarios se perdían entre enormes torres de libros a donde buscaban la información para poder entregar a la ciudadanía la solicitud de sus trámites. José Luis Aucancela dice que se “excluía a otro funcionario quien también quería consultar los mismos libros, dilatando así enormemente la búsqueda de información registral” la rotación diaria sobrepasaba los 3.000 libros para 50 certificadores.

David León, actual director de Gestión Documental y Archivo, manifiesta que los funcionarios en este ambiente hacían largas filas para consultar un mismo libro y todo esto desembocaba en que el ciudadano no lograba obtener su trámite registral en los tiempos necesarios y por ende la transferencia de su inmueble se dilate aún más, generando pérdidas a dicho ciudadano.

José Luis Aucancela dice que con la digitalización y desmaterialización del acervo registral se mejoró la calidad de la información en los certificados, así como también se logró bajar los tiempos de entrega, aumentando la satisfacción ciudadana al 99%. Sostiene que una vez que el sistema informático registral para la solicitud de trámites de inscripción y certificación se abra al público, se podrá decir que el camino para Quito ciudad digital en servicio registral está trazado.