La Empresa de Pasajeros implementa un nuevo sistema de gestión documental

Con el objetivo de atender de mejor manera a la ciudadanía, la Empresa de Transporte de Pasajeros de Quito informa que, desde el próximo lunes 16 de enero de 2023, entrará en funcionamiento un nuevo sistema de gestión documental denominado Sistema Integrado de Gestión del Trolebús-TroleSig.

El sistema es parte del Proyecto de Modernización de la Gestión Documental y Archivo que también contempla la creación de un archivo digital general que contenga toda la información histórica de la institución, así como un archivo pasivo digital para la documentación oficial generada desde el año 2019 hasta el 2022.

Funcionará desde este mes de enero y de forma similar a la del Sistema de Trámites Internos del Municipio de Quito (SITRA), pero incluye más beneficios para la empresa, así como para sus clientes, usuarios y ciudadanía en general.

Entre las mejoras están, por ejemplo, la creación de expedientes y manejo de los documentos en base a un número único de trámite; permite que los ciudadanos y usuarios externos realicen pagos en línea por los trámites que se generan en la institución (Paypal). Además, de la creación de diferentes tipos de documentos a partir de plantillas predeterminadas y formularios; también admite incluir imágenes en documentos generados en el sistema, entre las principales.

“El proyecto permitirá digitalizar cerca de 13 millones de documentos físicos con los que cuenta actualmente la empresa, cerca de tres mil trámites que se realizan anualmente y evita la impresión de 378 mil hojas, lo que representa un ahorro de USD 48 mil al año”, sostuvieron los técnicos.

Danilo Rodríguez, gerente general, comentó que la Empresa será una de las primeras entidades municipales en contar con su propio sistema de gestión, cuando el SITRA opere únicamente para planta central del Municipio. Añadió que se otorgan mayores ventajas para la realización de los trámites internos y externos para beneficio, principalmente, de los usuarios y ciudadanía que tiene alguna relación con la Empresa de Pasajeros de Quito.

“Todo está listo para que el próximo lunes entre en funcionamiento este nuevo sistema de gestión documental de la Empresa. Hemos hecho las pruebas suficientes para detectar posibles imperfecciones en la operatividad”, dijo.

“Además, se realizó una capacitación total sobre el manejo a los más de 300 usuarios regulares de los sistemas electrónicos institucionales. Estamos comprometidos en mejorar la atención al público y el nuevo sistema de gestión documental nos permitirá continuar cumpliendo con este objetivo”, acotó Danilo Rodríguez.