Quito le apuesta a la protección del patrimonio documental

El Municipio de Quito desarrolla una serie de acciones conjuntas  como foros y charlas entre dependencias municipales y privadas  para construir  una respuesta a la necesidad de salvaguardar, difundir la memoria social y el patrimonio cultural contenidos en documentos y archivos.

En el Salón de la Ciudad, el ciclo de foros y conferencias se desarrolló del 19 al 20 de junio, con el fin de garantizar el acopio, conservación, organización, servicio y difusión para aportar al fortalecimiento de la identidad local y nacional.

En el evento participaron funcionarios del Instituto Metropolitano de Patrimonio, Pontifica Universidad Católica, la Red de Bibliotecas del Distrito, Dirección de Catastros, Registro de la Propiedad, Defensoría del Pueblo y Secretaría de Planificación del Municipio.

Alfirio Mendoza, de Arte Patrimonio Consultores, indicó que llevan 30 años en la digitalización de documentos de alto volumen histórico y valor patrimonial en Colombia, Panamá y México. Los documentos, calco o pergamino se deterioran con el pasar  del tiempo y es necesario conservarlos.

“En la Dirección de Catastros se hizo un registro de planos  desde comienzo del siglo pasado hasta la actualidad. En el sitio se logró una estabilización restauración de los documentos y el diseño de una plataforma informática especial  para digitalizar los planos”, explicó Mendoza.

José Aucancela, registrador de la Propiedad, informó que se apuntaló el concepto de ciudad digital por eso se comenzó a crear documentos electrónicos que se envían a la ciudadanía. Desde  inicios de este 2018 hasta hoy se entregaron más de 70.000 certificaciones y 8.000 inscripciones, a los diferentes correos de los usuarios. Esto representa un ahorro en papel, impresiones, presupuesto y tiempo de entrega.

“Las certificaciones tiene el aval de la Ley de Comercio Electrónico en cuanto a firma digital y la Ley del Sistema Nacional de Datos Públicos que señalan que los certificados que emite  el Registro de la Propiedad dan fe pública de la información a la ciudadanía”, indicó Aucancela.

 Graciela Mascareño, de  Arte y Patrimonio, manifestó que su institución apoya  en la digitalización y conservación  de documentos en diferentes instituciones y bibliotecas del país.

“Trabajamos con la digitalización innovadora de planos y documentos de gran formato. La Dirección de Catastros del Municipio de Quito digitalizó 1.000 planos que requirieron una metodología diferente con la utilización de escáner y cámaras tradicionales”, señaló Mascareño.

Mary Caleño, directora de Gestión Documental y Archivos del Municipio, dijo que se celebra 10 años de creación de esta dirección que se hizo con el objetivo de rectorar todo el tema de custodia, gestión documental y protección de los archivos institucionales.

El Municipio  emprende estas acciones de salvaguarda del patrimonio documental,   considerando que los documentos son realmente  un soporte y memoria de lo que  es la ciudad. El contenido de los documentos, con valores administrativos, legales e históricos constituye la memoria de la ciudad y fortalecen los temas de identidad, por eso la importancia de salvaguardarlos porque son parte del patrimonio de la ciudad.

El ciclo de conferencias tuvo como objetivo compartir las experiencias  que ha tenido el Municipio de Quito en los temas  de modernización de la gestión documental y archivística.

En el Salón de la Ciudad se compartieron proyectos sobre: la digitalización de los documentos, intervenciones de los archivos, modernización de infraestructura, capacitación a funcionarios vinculados en temas de archivo, gobierno abierto y accesibilidad desde los distintos portales institucionales  al ciudadano.

La modernización de los archivos municipales se hizo con apoyo de la alcaldía de Bogotá, el ayuntamiento de Barcelona, Universidades Central, PUCE y logros propios del Registro de la Propiedad, Dirección de Catastros, IMP y Concejo Metropolitano.

“En el evento se compartieron experiencias entre las dependencias municipales  y los ciudadanos, intensados en conocer las metodologías de trabajo, la normativa utilizada, proceso y programas de capacitación y mejoramiento del perfil de personal. La Municipalidad brindará asesoría a las dependencias e instituciones que requieran avanzar en el proceso  de modernización de archivos”, manifestó Caleño.